Foire Aux Questions

Scrutins

Il va y avoir dans quelques mois un scrutin, il n’est pas encore visible dans SuffrageWeb , pourquoi ?

Le scrutin est intégré dans le REU (et donc dans SuffrageWeb) de manière automatique par l’INSEE. Logitud n’a pas la main pour cette action.

Vous pouvez vérifier la présence de votre scrutin à partir de l’icône PREPARATION SCRUTIN / SCRUTIN

Puis-je changer la dénomination des scrutins à venir ?

Non, la dénomination des scrutins est nationale (définie par le REU) , vous pouvez uniquement changer l’heure d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.
Concernant un changement de date du scrutin ,vous ne pouvez pas le faire vous même car c’est synchronisé avec le REU : Nous nous occupons de changer la date pour l’ensemble de nos clients (quand celle ci est modifiée sous Elire égallement)

Cartes électorales

J’ai un problème de cadrage de mes cartes électorales, l’impression sort décalée ?

Il faut privilégier le logiciel « Acrobat reader » pour imprimer vos cartes. (Ne pas imprimer depuis le navigateur internet)

Lors de l’impression , il faut indiquer  obligatoirement dans les paramètres de votre imprimante  « Taille réelle » et non pas « Ajuster »

Quel est la fréquence d’édition des cartes électorales ?

La notion de révision n’existe plus, il n’y a donc plus de date fixe pour l’envoi des cartes électorales.
La loi impose que l’électeur doit recevoir sa carte électorale au plus tard 3 jours avant le prochain scrutin.

Vous pouvez donc effectuer des éditions tous au long de l’année depuis l’icône « TRAITEMENTS » / « Impression d’une liste de cartes électorales »

Pour cette année 2024, si vous souhaitez imprimer toutes vos cartes depuis les législatives de 2022, il sera nécessaire de demander 3 paquets :

• Paquet 1 (nouvelles inscriptions + inscrits d’offices majeurs) : Les nouvelles inscriptions sont comprises entre 2 dates : 20/06/2022 à la date du jour d’édition de vos cartes  (si vous avez imprimé  les cartes pour vos inscriptions L30 et judiciaires, il faudra mettre l’option  » EXCLUANT les inscriptions L30 et judiciaires »)

 

• Paquet 2 (les changements de situation entre 2 dates) : date de la dernière impression de toutes les cartes (date connue par la commune) et la date du jour d’édition de vos cartes (en « EXCLUANT les inscriptions sur cette même période »)

 

• Paquet 3 (inscrits d’offices futurs majeurs jusqu’à veille du scrutin) : Uniquement les inscrits d’office dont les notifications ont été reçues entre 20/06/2022 et la date d’édition de vos cartes en incluant la notion de date de naissance entre 2 dates : date du jour (ex : si impression le 17/05/2024 alors mettre du 17/05/2006 au 08/06/2006.)

Comment imprimer les électeurs ayant changé de situation (changement adresse, Modification d’état-civil) ?

A chaque modification d’électeur (nom usage, adresse) une question vous est posée : « Vous venez de modifier les informations de cet électeur. Voulez-vous qu’une carte s’imprime lors de votre prochaine édition de carte ? OUI NON »

Si vous répondez OUI, vous pourrez alors imprimer les cartes concernées depuis l’icône « traitements » / « Impression des cartes électorales » en choisissant le choix « Uniquement les changements de situation entre le et le  »

Inscription Juge (L20)

 Je viens d’être informé d’une inscription juge au titre de l’article L20, comment puis-je inscrire cet électeur ?

Vous ne pouvez plus inscrire manuellement une inscription Juge au titre de l’article L20, c’est le ministère de la justice qui va l’inscrire sur le REU et une notification vous parviendra automatiquement.

Comme le précise la documentation de l’INSEE sur le sujet  :

Les demandes d’inscription créées en mairie ou consulat ne peuvent avoir comme motif que :  Inscription volontaire ou Inscription volontaire L30 ou Inscription sur décision de la commission de contrôle.

Est ce que je recevrai une notification d’inscription juge de la part du REU ?

Oui, vous recevrez une notification d’inscription d’office juge  lorsque l’inscription sera saisie sur le REU par une autorité compétente. (tribunal ou autre).

La Circulaire générale REU INTA1830120J indique  page 40 : « …. Le tribunal d’instance se prononce en dernier ressort dans un délai de
huit jours à compter du recours. Sa décision est notifiée dans un délai de deux jours par le greffe aux parties et au maire par lettre recommandé avec avis de réception, et à l’Insee par voie dématérialisée (art. L. 20, 1 et R. 19). »

A noter : le délai de réception de la notification est assez aléatoire.

L’inscription Juge n’est toujours pas arrivée dans le REU (et donc pas présente dans SuffrageWeb), comment faire voter mon électeur ?

Il n’y aura pas d’autres solutions que de saisir cet électeur manuellement à la fin de votre liste d’émargement du bureau de vote concerné.

Les listes d’émargement

Comment obtenir mes listes d’émargement ?

Important : Vous devez être connecté avec un compte « Valideur » pour pouvoir effectuer une commande de livrable

Pour obtenir une liste d’émargement, il suffit de demander le livrable  « Liste d’émargement » depuis « Editions et Livrables », puis d’attendre la notification de l’INSEE (15 mn environ).
A réception de la notification, vous devrez traiter celle ci puis vous rendre de nouveau dans l’icône « Editions et livrables » pour sélectionner votre « Liste d’émargement » et enfin  « Lancer l’édition en PDF ».
La génération des fichiers PDF s’effectue en tâche de fond. (vous pouvez continuer à travailler normalement). Vous devrez patienter entre 15 mn et plusieurs heures en fonction des demandes en cours pour que votre livrable passe en « livrable complet ».

Vous disposerez au final d’un fichier PDF par bureau.

2 formats sont proposés. Puis-je avoir d’autres formats ? 

Non,nous proposons uniquement 2 formats  : A4 paysage et A3 paysage.

Le format portrait ne sera plus proposé.

Puis-je sortir une liste d’émargement par tour de mon élection ?

Non, conformément à une note du ministère de l’intérieur que nous vous relayons :

« ….Il est ainsi précisé que les listes d’émargement du 1er tour (T1) doivent être retournées aux communes au plus tard le mercredi précédant le 2nd tour (T2). Ainsi, les dispositions de l’article L.68 du code électoral induisent que les listes d’émargement du T1 doivent être utilisées également pour le T2. La liste d’émargement doit comporter 2 colonnes, 1 colonne pour chaque tour (articles L62-1 et L68 du code électoral).

Le dispositif de réédition des listes d’émargement pour le T2 d’un scrutin nécessiterait donc des modifications des dispositions législatives et réglementaires du code électoral qui ne sont pas envisagées à ce stade…. »

Si il y a des modifications de la liste d’émargement entre les deux tours (cas des inscriptions par le juge, décès), il convient de procéder aux modifications à la main.

Puis je personnaliser mes listes d’émargement avec Logetat ?

Non, pour des problèmes de performance et de taille de fichier PDF, nous avons du changer notre système d’édition.
La fusion s’effectue au même titre que les cartes électorales (c’est-à-dire qu’aucune conception LogEtat n’est possible).

Puis-je commander plusieurs listes d’émargement ?

Vous pouvez commander plusieurs versions de votre liste d’émargement jusqu’à la veille d’un scrutin dans la limite des quotas fixés par l’INSEE. (1 demande par demi journée environ)

Si une commande est en cours, vous ne pourrez pas effectuer une nouvelle commande similaire tant que la demande précédente n’est pas « complète » ou « perdue ».

Quelles sont les mentions sur la liste d’émargement ?

Nous incluons 2 types de mentions sur les listes d’émargement :

• Les mentions des procurations saisies et valides récupérées par le REU au moment de la demande de livrable.
• Les autres mentions fournies par l’INSEE :
  • « Ne vote pas dans la commune »
  • « Vote pour l’élection des représentants d’un autre Etat membre de l’Union européenne au Parlement européen »
  • « Ne vote pas au 1er tour »
  • etc,…

A quoi correspond la mention « Ne vote pas dans la commune » sur ma liste d’émargement ?

Pour la présidentielle 2022 , une liste nationale des personnes admises à voter par correspondance est établie par une commission électorale dédiée, qui centralise et recense les votes au ministère de la justice,place Vendôme.

L’INSEE en informe les maires, ou chefs de poste consulaires, par l’intermédiaire du REU. La liste d’émargement éditée à partir du REU comporte à côté du nom des électeurs concernés la mention « ne vote pas dans la commune » ou « ne vote pas dans la circonscription consulaire ».

Pourquoi le tri de ma liste d’émargement est alphabétique ?

Avec la nouvelle loi, la révision des listes est permanente, les numéros d’ordre des électeurs sont attribués par le REU au fil de leurs inscriptions. (il n’y a plus de révision tous les ans).
Pour cette raison, les listes d’émargement sont maintenant obligatoirement classées alphabétiquement afin de pouvoir retrouver votre électeur le jour du scrutin. Cette disposition est également appliquée sur la liste d’émargement depuis Elire.
(Veuillez communiquer si nécessaire ce changement à vos membres de bureau)

Pourquoi le nombre d’électeur en fin de ma liste d’émargement est différent des statistiques de SuffrageWeb

Le comptage n’est pas le même.
Les inscrits sur la liste d’émargement inclut les inscrits d’office (encore inactifs) qui aurons 18 ans jusqu’à la veille du scrutin.
Les inscrits sur la liste d’émargement retranche les mentions fournies par le REU « Ne vote pas dans la commune »
La statistique que nous affichons dans SuffrageWeb (qui proviennent de ELIRE) ne présentent pas un nombre d’électeur pour une élection, mais un nombre d’électeur actif chaque jour à 00:00
Cela ne tient pas compte des inactifs, n’y des mentions REU

 Tableau à J-5

Quand ce tableau sera disponible ?

Vous pourrez commander ce tableau entre J-6 et J-1 avant un scrutin, il sera proposé depuis l’icône »Editions et livrables sous forme d’un visuel violet visible depuis l’icône EDITIONS et LIVRABLES.

Comment faire cette demande de livrable ?

Important : Vous devez être connecté avec un compte « Valideur » pour pouvoir effectuer une commande de livrable
Il s’agit d’un livrable automatique qui sera proposé depuis l’icône »Editions et livrables  » sous forme d’un visuel violet visible
Il suffit de cliquer sur « Envoyer la demande » , puis d’attendre la notification (15 mn environ)
A réception de la notification, vous devrez traiter celle ci et ensuite vous pourrez vous rendre de nouveau dans l’icône « Editions et livrables » pour visualiser les fichiers PDF et CSV

Que contient ce tableau à 5 jours ?

Il contiendra tous les mouvements a J-5 avant le premier tour du scrutin, depuis la dernière liste arrêtée (J-20)

 

MaProcuration.gouv.fr

Le dispositif MaProcuration.gouv.fr va t’il intégrer automatiquement les procurations dans SuffrageWeb ?

Oui, à compter du 1er janvier 2022, les procurations en provenance de maprocuration.gouv.fr arriveront directement dans SuffrageWeb sous la forme d’une nouvelle notification « Création de procuration en ligne » .

Lorsque vous traiterez cette notification, la procuration s’enregistrera automatiquement dans le modules « PROCURATIONS »

Mention de procuration

Pourquoi n’y a t’il plus qu’une seule mention de procuration sur mes listes d’émargement ?

Conformément à page 16 de l’instruction INTA2139099J du 31 décembre 2021 relative aux votes procurations :

« …..En raison de la suppression de la condition d’attache du mandant et du mandataire dans la même commune, la procuration n’est plus reportée sur la liste d’émargement de la commune du mandataire…. »

Il restera donc uniquement la mention habituelle sur le mandant. Exemple : AUTORISE A VOTER  M XXXX xxxx NE LE XX/XX/XXXX POUR LES 2 TOURS.

 

Commission de contrôle

Nous avons des nouveaux membres pour la commission de contrôle , que dois-je changer dans le logiciel ?

Vous devez créer votre nouvelle commission de contrôle et y intégrer les membres. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans l’icône « Commissions de contrôle » puis « Compositions »et ajouter la nouvelle commission.

Vous pouvez mettre l’intitulé « Commission 2020 / 2026 » par exemple, vous y ajoutez les membres et enfin vous retournez (en modification) dans la composition pour définir des dates de validité.

 

Etiquettes de propagande

Comment obtenir les étiquettes de mes électeurs ?

Préambule : Vous devez vous connecter à SuffrageWeb avec un compte Elire « Valideur » pour commander un livrable
Il vous suffit d’aller dans l’icône « Editions et Livrables » et vous demandez un nouveau livrable nommé « Liste de propagande et étiquettes »

Vous attendez la notification de l’INSEE (15 mn environ).

A réception de la notification, vous devrez traiter celle ci puis vous rendre de nouveau dans l’icône « Editions et livrables » pour sélectionner la ligne « Liste de propagande et étiquettes » et cliquer sur  « générer l’édition en PDF ».

La génération des fichiers PDF s’effectue en tâche de fond. (vous pouvez continuer à travailler normalement). Vous devrez patienter environ 60 minutes pour 50 BV pour que votre livrable passe en « livrable complet ».

Puis-je personnaliser le format d’étiquette proposé ?

Oui, cela est tout à fait possible.
Nous livrons en standard un format d’étiquette de 37mm x 70mm par 3 de front par 8
La personnalisation du format de l’étiquette s’effectuera depuis “Outils d’administration”, puis “Gestion des éditions”. Le document s’intitule “Etiquettes pour la propagande”

Pour la personnalisation des documents, une notice est disponible ICI

Listes électorales

Comment obtenir la liste générale de tous mes électeurs ?

La liste générale n’existe plus, elle a été remplacée par la liste électorale arrêtée ou la liste électorale à jour

La dernière liste électorale arrêtée est disponible depuis l’icône EDITIONS ET LIVRABLES

Pour la liste électorale à jour, la fonctionnalité est déjà disponible à travers un nouveau  livrable : Vous pouvez le commander à tous moments . La procédure est la suivante :

Etape 1  : Cliquez sur  l’icône « Editions et Livrables » , cliquez sur « Demander un livrable » , choisissez dans la liste  « Liste électorale des électeurs actifs » puis cliquez sur « Envoyer la demande ».

Vous attendez la notification de l’INSEE (10 à 20 mn environ).

Etape 2  : A réception de la notification, vous devrez traiter celle ci.

Etape 3  : Se rendre de nouveau dans l’icône «  Editions et livrables » pour visualiser/télécharger votre Liste électorale des électeurs actifs (Format CSV uniquement).

 

Comment obtenir la liste électorale ?

Vous disposez de celle-ci à partir du menu « Editions et livrables »

Vous trouverez le Type de livrable  nommé « Liste arrêtée avec tableau de mouvements à J-20 »

Les données sont issues du REU (La loi prévoit que les listes électorales soient arrêtées et publiées au lendemain de la réunion de la commission de contrôle qui se réunit elle-même entre le 24e et le 21e jour avant le scrutin ou en fin d’année en cas d’année sans élection)

Puis je communiquer une liste électorale plus complète au moment de la demande ?

Réponse du ministère : Suite à une commission de contrôle intermédiaire, une commune peut communiquer la dernière « liste arrêtée à J-20 » éventuellement complétée du « tableau des mouvements » validée par la dernière commission de contrôle. Cela résulte de la lecture combinée des articles L37, L19, L19-1 et R13 du code électoral.

Dans les autres cas, seul la dernière  » Liste arrêtée avec tableau de mouvements à J-20 » est communicable.

Dans quel format puis je communiquer la liste électorale officielle ?

La liste électorale officielle est disponible au format CSV ou PDF. La commune décidera du format communicable aux personnes qui en font la demande.(dans le cadre du respect de l’article L37 du code électoral)

Synchronisation REU

A quoi sert le nouveau bouton synchronisation et dans quel cas l’utiliser ?

Ce bouton sert à synchroniser les données depuis le REU vers suffrageWeb.

Si vous constatez un écart entre l’état civil d’un électeur entre le REU et Suffrage Web, vous avez la possibilité de synchroniser l’état civil de cet électeur.

Si vous avez un problème pour un changement d’adresse d’un électeur, vous pouvez également synchroniser l’état civil de l’électeur et réessayer votre changement d’adresse.

Fichiers CSV de l’INSEE

 Quand j’ouvre les fichier CSV de l’INSEE avec Excel , les caractères accentués ne sont pas bien affichés ?

Il s’agit d’une problème de d’encodage de fichier généré par l’INSEE qui n’est pas standard pour Excel.

Les 2 dernières pages de la documentation  Editions et livrables  » vous montrera comment faire.

La liste électorale arrêtée + son tableau à J-20

Quand cette liste sera disponible ?

Entre J-23 et J-17 avant un scrutin, vous devrez commander la liste électorale arrêtée. (PDF et CSV)
Les listes arrêtées contiennent, à la date d’arrêté, tous les électeurs du REU rattachés à la commune et qui seront en capacité de voter à ce scrutin

Cette liste est arrêtée le lendemain de la commission de contrôle .

Comment faire cette demande de livrable ?

Vous devez être connecté avec un compte « Valideur » pour pouvoir effectuer une commande de livrable
Il s’agit d’un livrable automatique qui sera proposé depuis l’icône »Editions et livrables  » sous forme d’un visuel rouge visible
Il suffit de cliquer sur « Envoyer la demande » , puis d’attendre la notification (15 mn environ)
A réception de la notification, vous devrez traiter celle ci et ensuite vous pourrez vous rendre de nouveau dans l’icône « Editions et livrables » pour visualiser les fichiers PDF et CSV

Que dois je faire de ces documents ?

Il faut afficher publiquement le tableau des 20 jours.

La liste électorale officielle pourra être communiquée aux personnes qui en font la demande. (dans le cadre de l’article L37 du code électoral)

Période pré electorale

 Puis-je tout de même saisir des inscriptions pendant la période pré électorale

Oui, cela est possible , mais lorsque vous allez « Viser et envoyer » ces demandes, le REU ne vous renverra aucune notification d’inscription en retour. (Toutes les demandes d’inscription vont rester « En attente » par le REU) Vous recevrez toutes les notifications en retour à l’issue du scrutin.
Les seules inscriptions qui seront prise en compte sont les inscriptions volontaires L30.

Les inscrits d’office

Quel est la différence entre une notification  une notification « d’inscription d’office » et une « proposition d’inscription d’office »

L’inscription d’office va directement inscrire l’électeur sur votre liste électorale (vous retrouverez la personne dans « Electeurs »)

La proposition d’inscription d’office va créer un dossier d’inscription que vous devrez instruire à l’identique d’une inscription (vous retrouverez la personne dans « suivi de dossier »)

Pourquoi mon inscrit d’office nouvellement crée n’a pas de bureau de vote affecté ?

Vous devez effectuer une opération de rapprochement d’adresse afin d’attribuer le bureau de vote de l’électeur
L’opération consiste à modifier l’électeur et à ressaisir l’adresse.

Comment connaitre mes inscrits d’office sans bureau de vote ?

Vous pouvez effectuer une recherche avancée à partir de l’icône « Electeurs » et demander les « inscrits d’office » « sans bureau de vote »
Vous devez modifier l’electeur, resaisir correctement la rue afin de lui attribuer un bureau de vote

Que faire si je ne désire pas inscrire un inscrit d’office ?

Vous ne pouvez pas refuser l’inscription de cette personne sur votre liste électorale. Si vous avez les preuves nécessaires de sa non attache avec la commune, vous pouvez effectuer une radiation (Icône « Electeur », « Demande de radiation »)

Commission de contrôle

Quand se déroulera la commission de contrôle ?

Les années de scrutin , la commission de contrôle se déroule entre J-24 et J-21

Les années sans scrutin, la commission de contrôle se déroule entre le sixième vendredi précédant le 31 décembre et l’avant dernier jour ouvré de l’année.

Quel document puis-je présenter à la commission de contrôle ?

•  Un registre des décisions de la commission  depuis l’icône « commission de contrôle » 
• Vous avez égallement le tableau des mouvements disponible depuis l’icône »Editions et livrables « . Ce tableau retrace tous les mouvements qui ont pris effet dans le REU depuis la dernière liste électorale arrêtée et la date de la demande.

Douchette / code barre

Lorsque je scanne, des caractères autre que numérique apparaissent

Veuillez mettre votre clavier en majuscule.

Lorsque je scanne, rien ne s’affiche à l’écran

Veuillez mettre votre curseur dans la zone nommée « Numéro National Électeur » et scanner votre code barre.

Divers

Un nouveau Maire a été élu, où  dois-je le changer son nom et sa signature ?

Le nom et la qualité de votre maire est définis depuis l’icône « Ma Commune » puis « Mairie » puis modifier le site principal.

La signature du Maire se change depuis l’icône « Paramètres Généraux » puis « Commune » . vous devrez supprimer la signature existante et ajouter la nouvelle signature avec une image au format JPG.